Pendahuluan
Saya berkeyakinan bahwa surat elektronik atau email amat berharga, baik untuk perseorangan maupun perusahaan. Email lebih murah dan lebih cepat sampai dibanding surat, tidak mengganggu seperti telepon, dan tidak merepotkan seperti faks. Dengan email perbedaan lokasi dan wilayah waktu tidak begitu menjadi penghalang dalam berkomunikasi. Malah ada bukti menunjukkan bahwa email mengarahkan struktur informasi menjadi egaliter - di mana semua orang sederajat. (Sproull dan Kiesler, Connections, MIT Press, 1993.)
Karena kelebihan-kelebihan di atas, pemakaian email meningkat drastis. Di tahun 1998, 30% orang dewasa di AS dan Kanada sudah online.
Sayangnya, selama dua puluh tahun lebih menggunakan email, saya melihat banyak orang dirugikan karena tidak mengerti cara menyesuaikan gaya komunikasi di medium baru tersebut. Karenanya saya membuat tulisan ini, yaitu untuk membantu orang-orang menghindari masalah itu.
Tulisan ini bukan petunjuk mengoperasikan program email - tombol mana yang harus ditekan atau bagaimana cara meng-attach file gambar. Keterangan rinci seperti itu tentunya berbeda untuk setiap paket software; lihat manual program yang bersangkutan. Justru yang menjadi perhatian dalam tulisan ini adalah isi email, yaitu bagaimana mengatakan apa yang semestinya dikatakan. Tulisan ini juga menurut saya bukan etiket email (kadang disebut netiket) karena panduan ini tidak sekedar menunjukkan cara bersikap sopan, tapi juga cara menjadi lebih efisien, menulis lebih jelas, dan efektif.
Tentu saja apa yang ditulis di sini bukan aturan mati. Akan ada orang lain yang tidak sependapat dengan saya dalam hal-hal tertentu. Tapi, andaikan hanya ada satu jawaban yang benar, panduan ini tidak perlu ditulis toh? Harapan saya panduan ini dapat membuat Anda meninjau kembali asumsi-asumsi Anda tentang email, serta membantu Anda menjadi efektif dalam ber-email. Barulah kemudian Anda dapat menulis menurut gaya tulisan yang mencerminkan kepribadian Anda sendiri
